公务员礼仪修养之语言礼仪规范15

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四、交谈的方式

交谈的方式,即人们在与他人进行交谈时所采用的具体的形式。交谈方式的选择恰当与否,对于能否正确进行人际沟通、恰当表达个人思想、友善传递敬人之意都起着相当关键的作用。一般而言,可供基层公务员选择运用谈话方式主要有如下六种。

(一)倾泻式交谈

倾泻式交谈,就是人们通常所说的“打开窗户说亮话”,无所不言,言无不尽,将自己的所有想法和见解统统讲出来,以便让对方较为全面客观地了解自己的内心世界。倾泻式交谈方式的基本特征,是以我为主,畅所欲言。

采用倾泻式交谈方式,易赢得对方的信任,而且可以因势利导地掌握交谈主动权,控制交谈走向。但此种交谈方式会给人以不稳重之感,有可能泄密,而且还会被人误以为是在和对方“套近乎”。

(二)静听式交谈

静听式交谈,即在交谈时有意识地少说多听,以听为主。当别人说话时,除了予以必要的配合,自己主要是洗耳恭听。在听的过程中努力了解对方思路,理清头绪,赢得时间,以静制动。

静听式交谈的长处在于它既是表示谦恭之意的手段,亦可后发制人,变被动为主动。但此种方式并非要人自始至终一言不发,而要求以自己的片言只语、神情举止去鼓励、配合对方。否则就会给人以居官自傲、自命不凡之感。

(三)启发式交谈

启发式交谈,即交谈一方主动与那些拙于辞令的谈话对象进行合作,在话题的选择或谈话的走向上对对方多方引导、循循善诱,或者抛砖引玉,鼓励对方采用恰当方式阐述己见。

基层公务员在采用此种交谈方式时,切勿居高临下,企图以此控制对方,也不可存心误导对方、愚弄对方,令对方丢人现眼。

(四)跳跃式交谈

跳跃式交谈,即在交谈中,倘若一方或双方对某一话题感到厌倦、不合时宜、无人呼应或难以回答时,及时地转而谈论另外一些较为适当的、双方都感兴趣的话题。

跳跃式交谈的长处在于可使交谈者避免冷场的尴尬,恢复交谈的顺利进行。跳跃式交谈虽可对交谈话题一换再换,但交谈者切勿单凭个人兴趣,频繁跳换话题,让对方无所适从。要使双方处于平等的地位,共同选择适当的内容。

(五)评判式交谈

评判式交谈,即在谈话中听取了他人的观点、见解后,在适当时刻,以适当方法恰如其分地进行插话,来发表自己就此问题的主要看法。此种方式的主要特征是在当面肯定、否定或补充、完善对方的发言内容。

基层公务员在涉及根本性、方向性、原则性问题的交谈中,有必要采取评判式方式。采用这种方式的关键是要注意适时与适度。同时要重视与对方彼此尊重、彼此理解、彼此沟通。切不可处处以“仲裁者”自居,不让他人发表观点,或是不负责任地信口开河,对他人见解妄加评论,甚至成心与他人唱反调,粗暴无礼地打断别人的谈话。

(六)扩展式交谈

扩展式交谈,即围绕着大家共同关心的问题,进行由此及彼、由表及里的探讨,以便开阔思路、加深印象、提高认识或达成一致。扩展式交谈的目标在于使各方各抒己见,交换意见,以求集思广益。

扩展式交谈方式能使参与交谈的有关各方统一思想,达成共识,或者交换意见,完善各自观点。基层公务员在进行扩展式交谈时,一定要注意就事论事,以理服人,善于听取他人意见,切不可自命不凡、强词夺理。

电话礼仪

电话是社会生活中最普及的信息传递工具之一,更是各级国家行政机关使用最频繁的通讯工具。使用电话,可以说是基层公务员用以同外界传递信息、维持联络进而开展工作的一种最常用的手段。

然而基层公务员使用电话并不仅仅是一个信息传递的过程,它还在很大程度上体现着通话者个人的修养和工作态度,进而折射出本单位本部门的整体形像。因此,基层公务员在接打电话时都应当遵守和掌握一定的礼仪之规。总体而言,就是要维护好自身的电话形象。所谓电话形象,就是指通话者在通话过程中留给通话对象及其他在场者的总体印象。电话形象既可以通过通话时的态度、语言、表情等直观地体现出来,也可以通过通话内容、准备情况、时间感等间接地为人感受。良好的电话形象不仅是对通话对象的尊重,而且是对本人及本单位本部门的美誉度的维护,从而确保国家行政机关准确、高效、及时地处理信息,促进工作的顺利开展。

从具体操作上来说,基层公务员培养和维护良好的电话形象应当从通话的准备、态度、语言、时间等几个方面予以准确的把握。

一、通话的准备

任何形式的人际交流能否取得最后的成功,往往取决于交流各方是否在交流前做了准备、所做准备是否充分,接打电话也是如此。基层公务员只有在通话前做好充分的准备,才能使通话得以顺利进行,观点得以准确阐明,信息得以及时传递,分歧得以有效消减。

(一)内容准备

在拨打电话之前,基层公务员首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况,包括受话人姓名、性别、职务、年龄等,以免发生尴尬。同时须明确受话人的电话号码,仔细核实、谨慎拨打。

更为重要的是,基层公务员在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。最佳办法是事先把这些内容写在便笺上,预备一个条理清晰的提纲。这样,电话一通,发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了,不至于遗漏要点或者语无依次,甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。

有鉴于此,国家行政机关或基层公务员个人可制作统一的发话记录表,以便通话顺利进行和日后查阅。

(二)仪态准备

在一般情况下,基层公务员不论是拨打电话还是接听电话,都必须全神贯注。首先应当暂时放下自己手头的一切工作,端坐或端立于电话前,然后从容地拿起电话,微笑通话。

通话时,通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录,以及可以利用一些与通话内容相关的书面资料外,切不可三心二意地去做任何其他事情,否则既不尊重通话对象,也不利于交流沟通。

应当注意的是,通话虽然只是一个“口闻其声,不见其人”的交流过程,但通话人的神情举止完全可以通过声音的变化为对方清晰地洞察。通话人可以根据声音来判断对方到底是全神贯注还是心不在焉,到底是和蔼可亲还是麻木呆板,进而推断对方对自己尊重与否,从而微妙地影响交流的进程与效果。

有些公务员为了方便,喜欢使用免提通话,以便腾出手来做其他事。这同样有违全神贯注的基本要求,是不尊重对方的表现,不仅不能提高工作效率,反而有可能引起对方的误会和不满,进而影响工作。

(三)记录准备

国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。因此,基层公务员都应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具,要养成一听到电话铃就拿起纸笔的习惯。

为了避免因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述,甚至遗漏信息要点的情况,受话人应在接听电话时进行适当的要点记录,避免反复,节约时间。各级行政机关或公务员同样可以制作统一的来电记录表。

值得注意的是,任何一份来电记录都相当于机关内的一份文件,必要时须给有关领导传阅或批示,有的还要存档备查。因此记录应力求完整准确,机密性内容要妥善保管。

(四)补缺准备

由于种种原因,基层公务员往往会在办公时间暂时离开自己办公桌处理其他要事,以致自己无法接听他人来电。此时,一般可采取如下两种应对措施。

1.委托他人代为接听自己的电话。让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及电话号码,转告他自己会在回办公室后即刻复电,并致歉意。一般不宜要求对方隔时再来电,以免给人以“摆架子”之嫌;也可请受托之人在对方同意的情况下,代为记录来电内容,但须确保记录准确,以免误事。

2.设置电话录音。预留录音时应使自己的发音谦逊友好,其基本内容大致如下:“您好!这里是某某部门,现工作人员因公外出,请您在信号声过后留言,或留下您的姓名和电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢。”

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