公务员礼仪修养之语言礼仪规范6

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三、特殊的公函

除了上述一般的公务信函之外,基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函,例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求,基层公务员应当予以严格遵守。

(一)祝贺函

祝贺函简称贺信,即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。

1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。

祝贺信函的正文由三部分构成:一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺,写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容,即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求;写给会议的,则可用“祝大会圆满成功”等话语。

2.注意事项。祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感,并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分,不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要及时,要赶在有关活动的前边。

(二)慰问函

慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时,或在对方遇到困难、遭到不幸时,均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。

1.格式要求。慰问函的构成同祝贺信基本相同,在格式上也很相似,只是正文内容有所区别。

慰问函的正文由两部分构成:一是慰问的背景和原因,并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。

二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉,或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。

2.注意事项。要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情,充满亲切之情。文字简练,篇幅须短小。

(三)邀请函

邀请函又叫请柬,也称请帖,是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重,也有凭证作用。

1.格式要求。请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

标题即用大字书写的“请柬”两字,在第一行中间,或者占用一页,当作封面。

称谓即被请者的单位名称或姓名,另起一行或一页顶格书写,姓名之后写上职务、职称等,如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。

正文应写清活动时间、地点、内容、要求,并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。

落款即发函者的署名与发函日期。

2.请柬的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切、热诚,文字须准确、简练、文雅。

条据礼仪

条据,即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的便条。条据即是便条的正式称谓。

基层公务员出于工作需要,经常会给别人留下,或者要求别人给自己留下某种条据。条据是基层公务员接触较多的一种应用文体。

条据虽然短小,但却有着很多具体的规范和要求。这些规范和要求即本节所述的条据礼仪。条据礼仪的总体要求,就是要根据不同的类别遵守相应的写作和使用规范,在说明事实、维护己方利益的同时对收据者表示谦恭友好、不卑不亢的态度。

基层公务员日常接触的条据可按用途和目的的不同划分为凭据性条据和说明性条据两大类。各类条据既有着各不相同的具体规则,也有许多大致相同,需要共同遵守的基本要求。

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